Télétravail : la technologie au service du travail collaboratif

Télétravail : que dit la loi ?

Tel que défini par l'article L1222-9 du Code du travail, le télétravail représente : « Toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ». Le télétravail bénéficie donc d’un cadre réglementaire clairement établi qui accorde aux travailleurs à distance les mêmes droits, avantages et obligations que les collaborateurs sédentaires.

Ainsi, certaines situations d’urgence comme celle liée au Covid-19 imposent à l’employeur comme au collaborateur le recours au télétravail. Un déploiement quasi immédiat qui implique un haut niveau de sécurité et un accès facilité à l’ensemble des informations et technologies de l’entreprise pour faire du domicile le nouveau bureau des collaborateurs !

Le travail collaboratif, socle de la continuité d’activité

Les technologies de l’information et de la communication constituent la base même du télétravail. Leur finalité est de rassembler les équipes même à distance et de fluidifier les flux d’interaction pour faciliter la collaboration. Quels sont alors les outils à privilégier ?

En premier lieu, la téléphonie dont les usages ont été entièrement repensés ces dernières années avec l’émergence du Cloud, du SaaS, de la VoIP, des supports mobiles… Des tendances que l’arrêt prochain du RTC et l’arrivée future de la 5G devraient renforcer. Grâce à la convergence fixe – mobile, vos collaborateurs pourront alors appeler et être appelés en permanence pour assurer une totale continuité d’activité.

De même, sous l’impulsion des usages du grand public, la softphonie (logiciel web permettant de téléphoner depuis son ordinateur) s’est également développée en entreprise, favorisant ainsi les communications à distance et le travail collaboratif.

C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises privilégient aujourd’hui les solutions de communications unifiées associant les usages classiques comme la téléphonie d’entreprise, aux outils plus modernes de collaboration incluant entre autres l’audio et la visioconférence, le partage de documents, la messagerie instantanée, le partage de fichiers, etc. Autrement dit, il s’agit d’un bureau mobile sous forme de digital workplace… à distance !

Assurer la sécurité des données

Même avec un accès distant, vous devez proposer à vos télétravailleurs le même niveau d’expérience qu’au bureau. Cela se traduit par un accès sécurisé au système d’information de l’entreprise et à un haut niveau de fiabilité dans leurs échanges de données. Pensez ainsi à protéger les solutions mobiles de vos collaborateurs – et notamment de leurs smartphones dont l’usage peut être mixte (professionnel ET personnel) – par une solution de MDM (Mobile Device Management) intégrant un mécanisme de chiffrement.

De même, pour sécuriser les flux d’information entre le poste de travail nomade du télétravailleur et le réseau de l’entreprise, vous pouvez mettre en place un VPN (Virtual Private Network) associé à une technologie SSL. À la clé : un terminal nomade sécurisé permettant d’accéder n’importe où et depuis n’importe quel appareil aux données sensibles de l’entreprise sans connexion « physique ».

Enfin, la protection des données de l’entreprise passe aussi par des actions régulières de sensibilisation de vos collaborateurs aux bonnes pratiques de sécurité.

Quel réseau pour un télétravail efficace ?

Au sein de l’entreprise, vos collaborateurs bénéficient souvent de la combinaison de plusieurs réseaux – Wi-Fi, Bluetooth, 4G, fibre, 5G à venir, etc. – leur offrant ainsi la possibilité de répartir les flux intelligemment selon le niveau de criticité des données échangées et de bande passante requis.

 Ainsi, le partage de fichiers vidéo HD ou une vidéoconférence par exemple nécessitera un niveau de très haut débit comparable à l’envoi d’un simple message texte. Cette qualité de connexion d’autant plus essentielle à l’heure du temps réel, devient un enjeu de compétitivité majeur. 

Mais il est difficile de vérifier la qualité de connexion de vos collaborateurs à leur domicile. Pour cela des solutions et des bonnes pratiques existent, surtout en cette période de « surconsommation » web :

• La plupart des utilisateurs sont aujourd’hui connectés à Internet par le biais d’une box : or certaines disposent de deux Wi-Fi indépendants. Il est alors possible de dédier un Wi-Fi aux usages les plus gourmands en bande passante et un autre au VPN (réseau privé virtuel) de votre entreprise.


• De même, ils peuvent paramétrer leur box pour privilégier le réseau Wi-Fi 5 GHz pour leurs usages professionnels, la bande 2,4 GHz étant en effet souvent utilisée par de nombreux périphériques (Bluetooth, radioamateur, micro-onde, talkie-walkie...).


• Recommandez-leur également de séquencer leurs usages : on n’est pas toujours seuls à la maison, surtout lorsque les écoles sont fermées, et certains usages peuvent alors affecter le débit. N’hésitez pas à leur conseiller de planifier des plages horaires pour les communications vidéo par exemple. 


• Enfin, n’oubliez pas ce bon vieux câble Ethernet dont on oublie souvent l’efficacité. En connectant directement leur ordinateur à leur box via un câble Ethernet, les travailleurs à distance pourront travailler en toute sérénité. 
  

Enfin, tout ne passe pas nécessairement par Internet. Pour une communication en temps réel, le SMS ou l’appel téléphonique s’avère tout aussi efficace. Vous pouvez également mettre en place une adresse e-mail dédiée ou encore un numéro spécial destiné à vos clients pour éviter de « surcharger » vos collaborateurs en télétravail. Si votre demande ne nécessite pas une réactivité immédiate, l’e-mail reste le moyen de communication privilégié : sans pièce jointe volumineuse, il ne nécessite pas de haut débit !