Comment généraliser le télétravail dans son entreprise ?

Télétravail régulier : aménager les postes de travail

Pour les collaborateurs qui recourent au télétravail de façon permanente, en temps partiel ou à temps plein, l’entreprise a tout intérêt à définir un poste de travail cible, ainsi que les équipements et logiciels utilisés. 

Un poste téléphonique fixe ou portable

Dans le cas où le télétravailleur dispose de son propre terminal (BYOD), il existe des solutions permettant de configurer un smartphone, notamment la création de containers sécurisés. Il peut ainsi, aussi bien gérer son espace personnel que ses activités purement professionnelles (protégées par mot de passe).

Des logiciels disponibles en fonction de l’activité du collaborateur

Parmi les logiciels les plus répandues on retrouve : 

• Les logiciels bureautiques et de communication (messagerie, messagerie instantanée) 
• Les logiciels de gestion (compta, modules ERP)
• Les utilitaires de collaboration (partage de documents, transferts de fichiers volumineux, agenda partagé, videoconférence, etc.) 
• Les logiciels métiers propres à l’activité de chacun

Selon l'activité temporaire ou permanente du collaborateur, l’entreprise peut définir un catalogue de solutions, accessibles à distance (Solutions SaaS), qui seront chargées à chaque connexion du collaborateur à son poste de travail. En plus de sa souplesse d’utilisation, cette architecture facilite les mises à jour des applications, instantanément déployées sur l’ensemble des postes concernés. 

Des solutions de sécurité informatique 

Mettre en place des solutions de cybersécurité est essentiel, que celles-ci soient gérées en interne ou externalisées chez un prestataire. Ces mécanismes de sécurité contrôlent notamment l’accès aux données, afin d’éviter que les plus sensibles ne se retrouvent sur l’ordinateur du collaborateur. A contrario et pour s’assurer que les données autorisées soient toujours disponibles à distance, ainsi que les applications nécessaire à l’activité du collaborateur, ces architectures sont protégées contre les attaques de virus, en déni de services. En cas de défaillances, l’existence d’un PRA (Plan de reprise d’activités) permet de remettre rapidement à disposition des systèmes en état de fonctionnement.

L’entreprise aura également intérêt à développer un Cloud privé et à protéger ses communications (téléphoniques comprises), en déployant un réseau VPN. Ainsi, sans compter les raisons de productivité et de confort de ses salariés, elle pourra maintenir un haut niveau de sécurité pour ses données et ses communications, tout en allégeant la tâche de ses informaticiens.

Ce point est à prendre en compte aussi bien pour les télétravailleurs, que les travailleurs en mobilité, commerciaux, chefs de chantiers temporaires, artisans...et même aux collaborateurs en poste dans les locaux de l’entreprise.

Télétravail occasionnel : privilégier productivité et sécurité des données

Le cas du télétravailleur occasionnel est différent. Il est principalement en poste au bureau, mais peut avoir besoin ponctuellement, de rester à son domicile pour tenir compte par exemple, de contraintes temporaires (difficulté de déplacement, enfant malade...).

Connexion Internet Haut Débit ou Très Haut Débit 

Il est indispensable pour le télétravailleur de disposer d’une connexion Internet Haut Débit, Très Haut Débit ou d’une couverture 4G. Les défaut de couverture mobile pour la téléphonie peuvent être aujourd’hui régler grâce aux appels en WI-FI, sous réserve du forfait et de l’équipement compatible, en se connectant sur la box Internet.

Le recours aux architectures Cloud Privé plus VPN évoqué ci-dessus n’est pas toujours possible. Elles peuvent alors être remplacées par une combinaison Cloud privé (voir public pour certaines applications logicielles en mode SAAS et des données moins sensibles), avec un accès contrôlé à ces plateformes via des canaux de communication public (ADSL, Fibre). Le choix d’un prestataire de qualité s’impose car il sera capable de mettre en place des mécanismes de vérification des droits d’accès et de proposer le chiffrement de certains flux de données.

Equipements efficaces même à distance

Pour le télétravailleur occasionnel, l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels doit demeurer aussi simple qu’au bureau. Pour l'entreprise, le collaborateur doit rester productif sans faire courir de risques aux données sensibles. Des solutions proposant une interface unique où l’on retrouve tous les moyens de communications et de collaborations de l’entreprise sont aujourd’hui disponibles et permettent aux télétravailleurs de retrouver ses outils chez lui, comme au bureau et quel que soit le terminal. 

Concernant la téléphonie mobile, les offres se sont simplifiées et l’entreprise pourra souscrire un des nombreux forfaits qui sont aujourd’hui proposés en illimité, que ce soit au niveau de la voix, de l’accès internet et désormais, du transfert de data. Dans le cas des collaborateurs en déplacement, il existe également des offres proposant des prestations en illimité sur l’ensemble du territoire européen, sans supplément de coût (Roaming Europe).

Réaliser des économies grâce au télétravail

Généraliser le télétravail permet de calculer rapidement des gains sur investissement importants dans une entreprise, à condition de bien s'organiser. En effet, la surface de bureaux occupée par un salarié en région parisienne est en moyenne de 10 m² pour un coût de près de 10 000 euros par an, incluant les frais immobiliers, ceux d’entretien et de gestion des infrastructures techniques (informatiques et télécoms notamment). L’institution d’une journée de télétravail hebdomadaire permet en théorie de gagner 20% de cette surface.

Par comparaison, les surcoûts engendrés sont quasi nuls si l’entreprise a choisi de s’appuyer sur une architecture Cloud/VPN qui concerne aussi bien les salariés dans ses locaux que ceux à distance.

Concernant les télétravailleurs occasionnels, la dépense VPN disparaît mais des frais d’abonnement de téléphonie/internet/data peuvent apparaître (quelques dizaines d’euros par mois et par salarié pour passer en illimité). L’entreprise est sensible à ces surcoûts car elle ne peut pas les compenser en réorganisant ses bureaux. En effet, le télétravailleur occasionnel a toujours besoin d'un d’espace potentiel au bureau.

Si l’équation économique est positive, les avantages sur la productivité et le bien être des salariés sont encore plus importants. Une étude de l’Obergo montre ainsi que 61% des télétravailleurs augmentent leur temps de travail de 30 minutes par jour en moyenne. Ils sont aussi beaucoup plus concentrés dans l’accomplissement de leurs tâches car ils sont dérangés en moyenne trois fois moins que dans un open space.

Ordonnance sur le télétravail : les points à retenir

Les ordonnances Macron sur le télétravail ont assoupli le recours à cette pratique au sein de l’entreprise.

Il en ressort principalement que : 

• Le télétravail est basé sur le volontariat. Il suppose donc un accord entre l'employeur et le salarié. 


• Cette méthode de travail peut être mise en place dès l'embauche du salarié ou plus tard au cours de la relation de travail.


• Le télétravail peut être effectué sous plusieurs formes : à domicile, dans un centre d’affaires, dans un espace de coworking, etc.


• L'employeur n'est plus dans l'obligation de financer les équipements du salarié lorsque celui-ci travaille depuis son domicile. Mais a tout intérêt à en garder le contrôle pour des raisons de productivité, de qualité du travail fourni et de sécurité.

En matière d'équipement, les offres des opérateurs couvrent aujourd’hui tout le spectre de la demande pour pouvoir travailler à distance : accès internet, data et téléphonie en illimité (y compris en Europe), le recours à des solutions Cloud et des solutions pour sécuriser l’accès aux données sensibles.