Les outils collaboratifs : une nouvelle manière de travailler en entreprise

Les outils collaboratifs, c'est quoi ?

Regroupés sous le terme de Communications Unifiées ou même UCAAS (Unified Communications as a Service), les outils collaboratifs intègrent différentes « briques » logicielles et technologiques favorisant le travail à distance et en équipe. Accessibles depuis un poste de travail fixe ou un appareil mobile (smartphone ou tablette), ils facilitent le partage de données et d’informations (rendez-vous, contacts, messages...). Le maître-mot étant la synchronisation : tous les éléments sont mis à jour en temps réel et consultables partout et sur tout type de support.

Ils constituent désormais le socle de l’entreprise 4.0 avec à la clé⁽¹⁾:

• Une meilleure collaboration entre les salariés (58 %) 
• La capacité à générer des gains de temps (56 %) 
• Une meilleure communication avec les clients (40 %) 
• La réduction des coûts de transport (34 %) 
• Une plus grande facilité de travail en mobilité et télétravail (32 %)

Une nouvelle organisation du travail

La démocratisation des outils mobiles, smartphone en tête, et la généralisation des usages numériques dans nos vies personnelles a franchi les portes de l’entreprise depuis quelques années déjà. Amenant avec eux de nouvelles applications jusqu’alors réservées au « grand public » et devenues désormais la base du travail collaboratif. Nouvelles solutions, nouveaux usages, nouvelles méthodes… C’est toute l’organisation du travail (et de l’entreprise) qui a dû être repensée faisant de la collaboration (à distance) le cœur de l’entreprise, à l’intérieur comme à l’extérieur. 

Désormais, on assiste à de nouvelles pratiques de communication de la part des salariés qui consacrent 109 minutes par jour pour échanger et communiquer au travail. Quels outils collaboratifs privilégient-ils alors ? Il apparaît que 51 % des salariés utilisent d’autres outils que l’e-mail : 

• 53 % utilisent les réseaux sociaux 
• 51 % font usage des logiciels de téléphonie 
• 49 % passent par la messagerie instantanée 
• 35 % préfèrent les logiciels de conférence (visio ou web).

Cette collaboration étendue prend tout son sens avec le télétravail. Dorénavant, votre bureau se déplace avec vous ! En effet, si près des deux tiers des salariés étaient déjà en situation de mobilité en dehors de l’entreprise avant la propagation de l’épidémie de Covid-19, à l’horizon 2030, la moitié des collaborateurs travailleront à distance, en télétravail ou hors les murs de l’entreprise. En effet, environ 40% des Français ont été amenés, quasiment du jour au lendemain, à travailler depuis chez eux suscitant un véritable intérêt pour les outils de communications unifiées et de vidéoconférence notamment. Une nouvelle organisation qui impose sécurité, agilité et pérennité.

Le partage d'agenda et d’annuaire, pour mieux organiser le travail en équipe

Toutefois, même si les technologies ont favorisé le développement rapide de ces solutions collaboratives, les fonctionnalités les plus « basiques » restent parfois les meilleures options pour faciliter les échanges et le travail en équipe. À commencer par l’agenda partagé, fonction indispensable pour toute équipe travaillant en mode « projet » : il s’agit d’un calendrier géré en commun par une équipe de personnes « accréditées » — avec identifiant et mot de passe personnels.

La messagerie instantanée : pour une communication en temps réel

Besoin d’une information urgente ? Une question cruciale en attente de réponse ? Avec la messagerie instantanée, fini les appels croisés, les petits post-it laissés sur le clavier, ou les échanges d’e-mails inutiles qui encombrent les boîtes de réception. Place à un outil de travail à distance qui s’affranchit des kilomètres… et également du temps grâce à l’instantanéité. Sans nul doute le nerf de la guerre ! De plus, l’indexation et l’archivage des conversations permettent de retrouver facilement des données précises. De plus, les solutions permettent d’afficher une icône signalant votre statut : « occupé », « disponible », « absent », « en télétravail » ou encore « déconnecté ».

Outil de partage de fichiers : pour éviter de saturer les boîtes e-mail

Ces solutions dans le cloud permettent de libérer un espace considérable dans les boîtes e-mails à l’heure des big data – que ce soit sur le poste de travail fixe ou les terminaux mobiles dont les capacités de stockage sont parfois limitées. Il existe aujourd’hui de nombreuses plateformes qui offrent des solutions adaptées aux partages de fichiers et à la mobilité. Attention toutefois à bien comparer les tarifs, car la plupart n’offrent qu’un espace de stockage limité gratuitement. Les options payantes présentent souvent des fourchettes de stockage très différentes.

La vidéoconférence : pour organiser facilement des réunions à distance

Organisation multi-sites ou même internationale, fusions-acquisitions, projets partagés entre startup et entreprise, etc. Le monde de l’entreprise a bien changé. Dorénavant, les équipes ne sont plus nécessairement sur le même site. La vidéoconférence reste en ce sens un des outils privilégiés : plus convivial que le téléphone, plus direct que l’e-mail, plus « humain » que les échanges via documents partagés… De plus, la technologie réseau est désormais mature pour supporter ces flux vidéo et proposer un haut niveau de qualité audio et vidéo.

Des outils de travail collaboratifs disponibles en toutes circonstances

Communication d’entreprise, partage d’agenda, de fichiers, messagerie instantanée, stockage dans le cloud… constituent autant de solutions qui simplifient et fluidifient le quotidien professionnel quelles que soient les circonstances. Ces outils collaboratifs modifient la manière de travailler en entreprise. SFR Business facilite cette transformation, en proposant toutes ces fonctionnalités au sein du Pack Business Entreprises. Une solution de communication et de collaboration évolutive, qui s’adapte à tout moment à vos configurations d’organisation du travail.